Dashboards und Auswertungen für kleine Betriebe
Ihre Zahlen in einem Dashboard. Das versteht man in einer Minute.
Wir führen Excel-Tabellen, Buchhaltung und Werbekonten in einer Datenbasis zusammen und gestalten kurze Dashboards für die Fragen, die Ihr Team jede Woche stellt. Ohne Umsatzversprechen: Wir liefern Klarheit darüber, was in Ihrem Betrieb ohnehin passiert.
- Für wen
- Onlineshops, Handel und Gastronomie, Praxen und kleine Dienstleister.
- Im Projekt
- Fragen, Datenquellen, Modellierung, Dashboards, Warnungen und Teamschulung.
- Wie wir arbeiten
- Online in ganz Österreich, mit reinem Lesezugriff, wo immer die Datenquelle das zulässt.
- Wie hoch ist der Umsatz im Vergleich zum Vormonat?
- Welche Artikel liegen als Ladenhüter im Lager?
- Über welchen Kanal kommen die meisten Wiederbestellungen?
- Wie viele Termine sind diese Woche ausgefallen?
- Welche Zeitfenster im Kalender bleiben leer?
- Welche Rechnungen sind seit über 30 Tagen offen?
- Welche Kampagne kostet pro Anfrage am meisten?
- Was hat sich seit der Montagsbesprechung geändert?
Zielgruppe
Für kleine Betriebe, die ihre Zahlen haben, aber keine Zeit, sie zusammenzuführen
Die meisten kleinen Unternehmen haben ihre Daten längst: Die Umsätze liegen in der Buchhaltung, die Bestellungen im Onlineshop, die Werbeausgaben in einem weiteren Konto, und dazwischen führt jede Person ihre eigene Tabelle. Es fehlt nicht an Zahlen. Jede Zahl wohnt nur an einem anderen Ort und rechnet den Monat auf ihre Art.
Cloudy River verbindet diese Quellen, legt mit Ihnen die Rechenregeln fest und baut kurze Dashboards für die Fragen des Alltags: Was haben Sie verkauft, was bleibt liegen, wer ist im Rückstand, was hat jede Anfrage gekostet?
Fragen, mit denen das Gespräch in jeder Branche meist beginnt
- Onlineshops
- Welche Kanäle bringen die meisten Bestellungen? Wie hoch ist der durchschnittliche Bestellwert im Monat? Welche Artikel verkaufen sich seit Wochen nicht?
- Handel
- Wie entwickelt sich der Tagesumsatz an der Kassa? Wann ist im Geschäft oder im Lokal am meisten los? Wie viel Wareneinsatz steckt im Umsatz?
- Praxen
- Wie viele Termine im Kalender sind frei geblieben? Wie hoch ist die Ausfallquote? Nur zusammengefasste Betriebszahlen, nie Gesundheitsdaten.
- Dienstleister
- Wie viele Angebote sind noch offen? Welche Projekte haben ihre Frist überschritten? Wie viel Geld sollte im Monat eingehen?
Im Projekt
Was in einem Dashboard-Projekt steckt
Ein brauchbares Dashboard ist nur die sichtbare Spitze einer größeren Arbeit. Diese zehn Punkte gehören zu jedem Projekt, vom ersten Gespräch bis zur Schulung.
- Fragen vor Diagrammen.
- Am Anfang steht ein Gespräch über ein bis zwei Stunden: Was möchten Sie wissen, und wer entscheidet mit welcher Antwort?
- Anbindung der Quellen.
- Excel- und Google-Tabellen, Buchhaltung, Registrierkasse, Onlineshop und Werbekonten werden über offizielle Schnittstellen oder vereinbarte Exporte angebunden.
- Rechenregeln schriftlich.
- Jede Kennzahl erhält eine einfache Definition: was zählt, was nicht zählt und woher die Zahl stammt.
- Aufbau der Datenbasis.
- Geordnete Tabellen und vereinheitlichte Stammdaten, damit in allen Dashboards dieselben Zahlen erscheinen.
- Dashboards nach Thema.
- Eine Ansicht für den Verkauf, eine fürs Lager, eine für den Kundenservice: kurze Seiten mit Filtern nach Monat und Team.
- Ziele und Warnungen.
- Mit Ihnen vereinbarte Zielwerte und E-Mails, sobald eine Kennzahl den festgelegten Bereich verlässt.
- Aktualisierungsroutine.
- Die Datenbasis wird zu festen Zeiten aktualisiert, und jedes Dashboard zeigt, wann das zuletzt geschah.
- Zugriff nach Rolle.
- Jede Person sieht nur, was sie braucht; personenbezogene Daten bleiben draußen oder erscheinen maskiert.
- Schulung des Teams.
- Eine Live-Session und ein kurzer Leitfaden in der Sprache Ihres Unternehmens, für alle, die täglich ins Dashboard schauen.
- Einfache Dokumentation.
- Ein Handbuch mit Datenquellen, Regeln und Ansprechpersonen, damit das Dashboard nicht am Gedächtnis Einzelner hängt.
Schritte
Fünf Schritte, von der Frage zum laufenden Dashboard
Jeder Schritt endet mit einem Ergebnis, das Sie ansehen und freigeben können. So lässt sich der Kurs früh korrigieren und nicht erst am Projektende.
- Schritt 1: Fragen-Workshop
- Geführtes Gespräch per Videocall mit den Personen, die entscheiden. Ergebnis sind die Liste der Fragen, mögliche Kennzahlen und die Datenquellen, die jede davon braucht.
- Schritt 2: Anbindung der Quellen
- Wir bitten um reinen Lesezugriff, binden an, was eine Schnittstelle hat, und vereinbaren Exporte für den Rest. Jede Datenquelle bekommt auf Ihrer Seite eine verantwortliche Person.
- Schritt 3: Datenmodellierung
- Wir vereinheitlichen Datumsangaben, Artikel und Stammdaten, führen die Quellen in einer Datenbasis zusammen und schreiben die Regel jeder Kennzahl auf.
- Schritt 4: Dashboards und Warnungen
- Wir bauen die Dashboards nach Themen, prüfen sie mit dem Team an echten Daten und passen nach, bis die Fragen aus Schritt 1 beantwortet sind.
- Schritt 5: Schulung und Routine
- Wir schulen die Anwenderinnen und Anwender, vereinbaren die Aktualisierungsroutine und übergeben die Dokumentation des Dashboards.
Die Zeiträume sind Beispiele. Die tatsächliche Dauer hängt davon ab, wie viele Quellen dazukommen, in welchem Zustand die Daten sind und wann Ihr Team jede Lieferung prüfen kann.
Datenbasis
Die Qualität der Datenbasis bestimmt die Qualität des Dashboards
Ein Dashboard zeigt nur, was in den Quellen steht. Hat derselbe Artikel drei Namen, kommen Datumsangaben in verschiedenen Formaten oder fehlt bei der Hälfte der Bestellungen die Herkunft, wird das Diagramm schön und falsch. Darum kommt die Modellierung vor dem Design.
In der Modellierung bringen wir Datumsangaben, Stammdaten und Kategorien auf einen Nenner, führen die Quellen in geordneten Tabellen zusammen und halten jede Rechenregel in einfacher Sprache fest. Wir sagen Ihnen auch, was sich mit den vorhandenen Daten nicht beantworten lässt.
Anzeichen, dass die Datenbasis vor dem Dashboard Pflege braucht
- Doppelte Namen
- Artikel, Kunden oder Kampagnen tragen in jeder Quelle einen anderen Namen.
- Gemischte Datumsformate
- Tag und Monat sind von Datei zu Datei vertauscht, oder es steht Text, wo ein Datum sein sollte.
- Leere Felder
- Bestellungen ohne Herkunftskanal, Verkäufe ohne Zahlungsart, Stammdaten ohne Kategorie.
- Summen, die nicht stimmen
- Die Summe im System weicht von der Finanztabelle ab, und niemand kann die Differenz erklären.
- Regeln nur im Kopf einer Person
- Berechnungen, die nur eine Person nachvollziehen kann, ohne jedes Dokument.
Personenbezogene Daten
Enthält eine Datenquelle personenbezogene Daten, etwa Namen von Kundinnen und Kunden, nutzt das Dashboard nach Möglichkeit Summen oder maskierte Felder. Was wirklich nötig ist, bleibt unter eingeschränktem Zugriff und mit schriftlich vereinbartem Zweck, gemäß DSGVO und Datenschutzgesetz (DSG). Datenschutzerklärung lesen.
Was sich ändert
Was sich im Alltag ändert, ohne Umsatzversprechen
Diese Tabelle beschreibt den Alltag derer, die auf die Zahlen schauen, nicht die Leistung des Betriebs. Sie gilt für jedes Unternehmen, das lose Tabellen durch ein gemeinsam vereinbartes Dashboard ersetzt.
| Im Alltag bei | Vorher: verstreute Zahlen | Nachher: gemeinsames Dashboard |
|---|---|---|
| Monatsabschluss | Zahlen aus drei Dateien abtippen und im Kopf abgleichen, bis jemandem eine Differenz auffällt. | Die Monatsansicht öffnen. Abweichungen zwischen den Quellen erscheinen auf einer Prüfseite. |
| Ergebnisbesprechung | Jede Person bringt ihre eigene Version der Zahl mit, und ein Teil der Besprechung dreht sich darum, wer recht hat. | Alle sehen dieselbe Seite, mit der Rechenregel jeder Kennzahl griffbereit. |
| Neue Frage in der Runde | Eine weitere Tabelle anfordern und bis zur nächsten Besprechung auf das Ergebnis warten. | Einen Filter nach Zeitraum, Kanal oder Team setzen, soweit das Dashboard ihn vorsieht. |
| Ein Ziel verfolgen | Daran denken, die Zahl anzusehen und mit dem Ziel aus einer anderen Datei zu vergleichen. | Das Ziel neben der Kennzahl sehen und eine Nachricht erhalten, wenn sie den vereinbarten Bereich verlässt. |
| Neue Person im Team | Lernen, wo welche Datei liegt und wer jede Spalte erklären kann. | Den Zugang für die eigene Rolle und den Dashboard-Leitfaden mit der Sprache des Betriebs erhalten. |
| Falsche Daten in der Quelle | Wird entdeckt, wenn jemand der Summe misstraut, manchmal erst Wochen später. | Der Fehler bleibt in der Quelle, aber die Prüfseite zeigt die Abweichung früher an. |
Das Dashboard bringt Ordnung in den Blick auf die Zahlen. Es entscheidet nicht für das Unternehmen, korrigiert keine falschen Daten in der Quelle und garantiert keine höheren Umsätze.
Nach dem Start
Eine einfache Routine hält das Dashboard lebendig
Ein Dashboard ohne Pflege veraltet schnell: Eine Quelle ändert ihr Format, jemand wechselt die Aufgabe, eine Rechenregel bekommt eine Ausnahme. Wir klären von Anfang an, wie das Dashboard aktualisiert wird, wer die Warnungen erhält und wer Änderungen anfragen darf.
- Aktualisierung
- Täglich, wöchentlich oder monatlich, je nachdem, was die Datenquelle erlaubt. Das Datum der letzten Aktualisierung steht oben in jeder Ansicht.
- Warnungen
- Wenige, vorab vereinbarte Warnungen: Jede hat eine verantwortliche Person und eine erwartete Reaktion, wenn sie auslöst.
- Zugriff
- Nach Rolle. Die Zugriffsliste wird geprüft, wenn jemand ins Team kommt oder es verlässt.
- Schulung
- Eine Live-Session und ein schriftlicher Leitfaden, formuliert im Vokabular Ihres Betriebs.
- Support
- Rückfragen per E-Mail, für den im Angebot vereinbarten Zeitraum.
- Änderungen
- Wünsche nach neuen Kennzahlen kommen in eine vereinbarte Warteschlange, mit Aufwandsschätzung vorab.
Preise
Was enthalten ist und was optional ist
Die Beträge unten sind Richtwerte und geben dem Gespräch nur eine Größenordnung. Das tatsächliche Angebot hängt von der Zahl der Datenquellen, vom Zustand der Datenbasis und von der Teamgröße ab und kommt nach dem Fragen-Workshop schriftlich.
Im Basisprojekt enthalten
ab € 3.200 Richtwert, inkl. USt.
- Fragen-Workshop, bis zu zwei Termine
- enthalten
- Bis zu drei angebundene Quellen
- enthalten
- Datenmodell und Kennzahlenverzeichnis
- enthalten
- Bis zu vier Dashboards nach Thema
- enthalten
- Bis zu fünf Warnungen per E-Mail
- enthalten
- Live-Schulung und schriftlicher Leitfaden
- enthalten
- E-Mail-Support für 30 Tage nach der Übergabe
- enthalten
Optional, gesondert verrechnet
wählen Sie nur, was sinnvoll ist Richtwerte, inkl. USt.
- Zusätzliche Datenquelle
- € 380 pro Quelle
- Zusätzliches Dashboard
- € 520 pro Dashboard
- Bereinigung alter Daten mit doppelten Stammdaten und Datumsfehlern
- nach Aufwand
- Zusätzliche Schulungseinheit
- € 290 pro Einheit
- Monatliche Betreuung mit bis zu sechs Stunden Anpassungen
- € 480 pro Monat
- Übersicht der im Dashboard genutzten personenbezogenen Daten
- € 450 einmalig
Richtwerte in Euro, inkl. Umsatzsteuer. Weder Preisliste noch verbindliches Angebot: Maßgeblich ist das schriftliche Angebot.
Häufige Fragen
Fragen, die vor dem ersten Kontakt meist auftauchen
Daten und Quellen
- Muss ich vorab alles geordnet haben?
- Nein. Das Ordnen gehört zur Arbeit. Sehr lückenhafte oder widersprüchliche Daten können aber einen zusätzlichen Bereinigungsschritt erfordern, der als optionale Position ins Angebot kommt und vorab vereinbart wird.
- Binden Sie die Software an, die ich nutze?
- Das hängt davon ab, was das Programm bietet. Viele erlauben eine Anbindung über eine API oder einen zeitgesteuerten Dateiexport. Wir klären das im Fragen-Workshop und sagen Ihnen vor dem Angebot, was möglich ist.
- Und wenn ich nur Tabellen habe?
- Das funktioniert. Tabellen in der Cloud können das Dashboard direkt speisen. Für Dateien auf einzelnen Rechnern vereinbaren wir einen gemeinsamen Ablageort und ein einheitliches Befüllmuster.
Dauer und Routine
- Wie schnell ist das Dashboard fertig?
- Das hängt von den Datenquellen, vom Zustand der Daten und von den Terminen derer ab, die jeden Schritt prüfen. Bei einem Basisprojekt liegt die Größenordnung bei einigen Wochen. Die tatsächliche Dauer steht erst nach dem Fragen-Workshop fest.
- Wie oft werden die Zahlen aktualisiert?
- Das klären wir je Quelle. Manche erlauben eine automatische tägliche Aktualisierung, andere hängen von wöchentlichen oder monatlichen Exporten ab. Der Zeitpunkt der letzten Aktualisierung bleibt oben in jeder Ansicht sichtbar.
- Was passiert, wenn eine Quelle ihr Format ändert?
- Das Dashboard kann einen Fehler oder Nullwerte anzeigen, bis wir die Anbindung angepasst haben. Deshalb geht die Fehlermeldung an die verantwortliche Person, und die Anpassung fällt in die monatliche Betreuung, sofern es sie gibt.
Sicherheit und DSGVO
- Sehen Sie die personenbezogenen Daten meiner Kundschaft?
- Wir fragen nur das Nötigste. Wo es geht, arbeitet das Dashboard mit Summen oder maskierten Feldern. Braucht eine Kennzahl personenbezogene Daten, wird das schriftlich vereinbart, mit eingeschränktem Zugriff und klarem Zweck, nach den Vorgaben der DSGVO.
- Wo liegen die Daten des Dashboards?
- In dem Tool und dem Konto, die wir gemeinsam auswählen. Konto und Zugänge gehören Ihrem Unternehmen, und im Angebot steht, wer was verwaltet.
- Ist der Zugriff auf meine Quellen nur lesend?
- Wir bitten um Leserechte, wo die Quelle das erlaubt. Gibt es nur Bearbeitungsrechte, sagen wir das vorher und vereinbaren einen eigenen Benutzer, der am Projektende deaktiviert werden kann.
Preis und Vertrag
- Warum werden die Beträge mit „ab“ angegeben?
- Weil der Preis davon abhängt, wie viele Quellen anzubinden sind, wie es um die Daten steht und wie groß das Team ist. Die Beträge auf dieser Website sind Richtwerte; das echte Angebot folgt schriftlich auf den Workshop.
- Gibt es monatliche Kosten?
- Das Basisprojekt hat einen Fixpreis. Die monatliche Betreuung ist optional und dient Anpassungen und neuen Kennzahlen; die Bedingungen stehen im Angebot.
- Kann ich nur den Fragen-Workshop buchen?
- Das lässt sich vereinbaren. Der Workshop liefert die Fragenliste, die Quellenübersicht und eine Schätzung; danach entscheiden Sie, ob Sie mit Cloudy River oder mit einem anderen Team weitermachen.
Team und Schulung
- Brauche ich jemanden aus der IT im Team?
- Zum Ansehen des Dashboards nicht. Für Anbindungen und Zugänge nennen Sie eine Ansprechperson im Unternehmen, die nicht aus der Technik kommen muss.
- Wer darf eine Kennzahl ändern?
- Wen Ihr Unternehmen bestimmt. Jede Kennzahl hat eine schriftliche Definition und eine verantwortliche Person; Änderungen laufen über sie und werden im Dashboard-Handbuch festgehalten.
- Und wenn ich später das Tool wechseln möchte?
- Weil Datenbasis und Kennzahlenverzeichnis dokumentiert sind, ist ein Wechsel möglich, ohne bei null zu beginnen. Nur die grafische Ebene muss im neuen Tool neu gebaut werden.
Angebotsanfrage
Sagen Sie uns, was Sie sehen müssen
Beschreiben Sie Ihr Unternehmen, woher die Zahlen heute kommen und welche Frage Sie zuerst beantwortet haben möchten. Wir antworten per E-Mail, um den Fragen-Workshop zu vereinbaren.
- Nicht senden
- Passwörter, Zugangsdaten zu Ihren Systemen oder Kundendaten. Das wird in diesem Formular nie verlangt.
- Antwort
- Per E-Mail, an Arbeitstagen.
- Nach dem Senden
- Wir vereinbaren den Fragen-Workshop per Videocall und senden erst danach das schriftliche Angebot.
Anfrage erhalten
Wir haben Ihre Anfrage erhalten und melden uns an Arbeitstagen per E-Mail, um den Termin für den Fragen-Workshop abzustimmen. Legen Sie in der Zwischenzeit ein Beispiel für einen Bericht bereit, den Sie heute verwenden.
Wo Sie anfangen
Beginnen Sie mit der Frage, die Sie heute am meisten beschäftigt
Wenn Sie morgen früh nur eine einzige Seite öffnen könnten: Was möchten Sie als Erstes wissen? Diese Antwort ist der Ausgangspunkt des Projekts und passt in einen Satz.
- Keine Passwörter
- Das Formular verlangt weder Passwörter noch Kundendaten.
- Personenbezogene Daten
- Personenbezogene Daten gelangen nur ins Dashboard, wenn sie nötig sind, mit eingeschränktem Zugriff.
- Angebot
- Kommt schriftlich, nach dem Fragen-Workshop.
