Datenquellen

Woher die Zahlen Ihres Dashboards kommen

Kleine Unternehmen haben ihre Daten oft über mehrere Orte verstreut. Diese Seite zeigt, wie sich jede Art anbinden lässt, was häufig schiefgeht und was Sie vor dem Fragen-Workshop vorbereiten können.

Goldene Regel: Was nirgends erfasst ist, kann auch das Dashboard nicht zeigen.
Zugriff: Nur lesend, mit eigenem Benutzer und minimalen Rechten.
Personenbezogene Daten: Zusammengefasst oder maskiert, wo die Kennzahl es zulässt.

Arten von Quellen

Die wichtigsten Quellenarten und was jede verlangt

Sie brauchen nicht alle. Die meisten Projekte starten mit zwei oder drei Quellen und wachsen, wenn neue Fragen auftauchen.

Arten von Datenquellen: was sie liefern, wie sie sich anbinden, wann sie aktualisieren und worauf zu achten ist
Datenquelle	Liefert	Anbindung	Aktualisierung	Worauf achten
Excel und Google Sheets	Manuelle Listen, Zielwerte, Budgets und Preislisten.	Direktes Lesen der freigegebenen Tabelle in der Cloud.	Bei jeder Änderung; das Dashboard liest zur vereinbarten Zeit.	Spalten, die verrutschen, und von Hand befüllte Zellen außerhalb des Musters.
Registrierkasse und Exporte	Kassenberichte und Exporte aus Systemen ohne fertige Schnittstelle.	Vereinbarter Ordner, manuell oder zeitgesteuert befüllt.	Je nach Export: täglich, wöchentlich oder monatlich.	Dateiname und Spalten müssen immer demselben Muster folgen.
Buchhaltung und ERP	Umsätze, Lager, Rechnungen, offene Posten und Kundenstamm, z. B. aus BMD oder RZL.	Schnittstelle, zeitgesteuerter Export oder Lesen einer Datenbankkopie, jeweils nur lesend.	Meist täglich; hängt vom Funktionsumfang des Programms ab.	Rechenregeln des Systems, die nicht zu denen des Unternehmens passen.
Onlineshop (Shopify, WooCommerce)	Bestellungen, Artikel, Versand und Retouren.	Plattform-Schnittstelle oder API.	Mehrmals täglich, wenn die Plattform es erlaubt.	Stornierte Bestellungen und offene Zahlungen, die als Verkauf zählen.
Werbekonten	Ausgaben, Klicks und erzielte Kontakte.	Anbindung oder Export.	Täglich.	Jede Plattform zählt eine Conversion auf ihre Art; ohne gemeinsame Regel sind die Zahlen nicht vergleichbar.
CRM und Kalender	Kontakte, Anfragen, Angebote und gebuchte Termine.	Export oder Schnittstelle von CRM und Kalender.	Täglich oder wöchentlich.	Kundenkontakte und Patientendaten: Im Dashboard erscheinen nur Summen.

Anbindungen

Vier Wege, eine Datenquelle anzubinden

Die Art der Anbindung bestimmt, wie oft aktualisiert wird und wie aufwendig die Wartung ist. Im Fragen-Workshop bewerten wir jede Quelle und nennen den gangbaren Weg, bevor das Angebot steht.

Kassenstreifen, Rechnungen, Tabellen: Hier beginnt jede Datenbasis (Symbolbild).

Fertige Schnittstelle: Viele Dashboard-Tools bringen Konnektoren für bekannte Plattformen mit. Das ist der einfachste Weg, sofern es ihn gibt.
API: Bietet die Quelle eine Programmierschnittstelle, ruft das Dashboard die Daten direkt ab, mit einem Zugriffsschlüssel, den Ihr Unternehmen anlegt.
Zeitgesteuerter Export: Das System legt zu festen Zeiten eine Datei in einem vereinbarten Ordner ab, und das Dashboard liest sie.
Zwischentabelle: Für Quellen ganz ohne Anbindung nimmt eine geteilte Tabelle die Daten nach einem Befüllmuster auf und wird zur Quelle des Dashboards.

Berechtigungen

Minimaler Zugriff, sorgfältiger Umgang mit personenbezogenen Daten

Eine Quelle anzubinden heißt nicht, alles zu öffnen. Diese Vereinbarungen gelten für jedes Projekt.

Eigener Benutzer: Ihr Unternehmen legt für das Projekt einen Benutzer an, dessen Name den Zweck erkennen lässt. So bleibt nachvollziehbar, wer worauf zugegriffen hat.
Nur Lesezugriff: Wir bitten um die Berechtigung, Daten zu lesen, nicht sie zu ändern. Steht in einer Quelle nur Bearbeiten zur Wahl, weisen wir vorab darauf hin.
Widerruf: Am Projektende oder wann immer Sie möchten, deaktiviert Ihr Unternehmen den Zugriff selbst, ohne auf uns angewiesen zu sein.
Personenbezogene Daten: Namen, E-Mail-Adressen und Anschriften von Kundschaft müssen nicht im Dashboard erscheinen. Verlangt eine Kennzahl sie doch, maskieren oder aggregieren wir die Daten und beschränken den Zugriff, im Einklang mit der DSGVO.
Gesundheitsdaten: Für Praxen nutzt das Dashboard Zählwerte aus dem Betrieb, etwa Termine und Ausfälle. Krankengeschichten und Befunde bleiben außen vor.

Vor dem Workshop

Was Sie vor dem ersten Gespräch sammeln

Nichts davon muss geordnet sein. Was vorhanden ist, griffbereit zu haben, verkürzt den Workshop.

Beispielberichte.: Zwei oder drei Berichte oder Tabellen aus dem laufenden Betrieb, gern auch unaufgeräumte.
Liste der Systeme.: Wo Verkäufe, Bestellungen, Zahlungen und Werbeausgaben entstehen.
Wer Zugriff hat.: Wer jedes System verwaltet und einen Lesebenutzer anlegen kann.
Die drei Fragen.: Die drei Dinge, die Sie jede Woche am liebsten wissen würden.
Ihre Fachbegriffe.: Wie Sie die Dinge nennen: Verkauf, Bestellung, Auftrag, Termin.
Wichtige Termine.: Monatsabschluss, Ergebnisbesprechungen und Zeiten mit besonders viel Betrieb.
Bestehende Ziele.: Falls es Ziele gibt: wo sie festgehalten sind und wer sie festlegt.
Wer entscheidet.: Wer welche Antwort für eine Entscheidung nutzt.

Nächster Schritt

Wissen Sie schon, woher Ihre Zahlen kommen?

Wenn nicht, ist das in Ordnung: Der Fragen-Workshop hilft, die Quellen zu erfassen. Teilen Sie mit, was vorhanden ist, und wir melden uns per E-Mail.

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